Şantiye satınalmasında onay süreci: Şantiye şefinden faturaya kadar

Küçük bir firmada satınalma genelde tek bir kişinin elinde toplanır: ihtiyacı gören de o, tedarikçiyi arayan da, ödemeyi onaylayan da. Firma büyüdükçe bu model çatlar — hem iş yükü hem de tek bir kişinin tüm kararları kontrolsüz verebilmesi risk oluşturur.

Üç farklı rol, üç farklı sorumluluk

• Şantiye şefi ihtiyacı görür ve talebi kalem kalem, miktarıyla açar — malzemenin ne için gerektiğini en iyi o bilir.
• Satınalma onaylanan talepten RFQ oluşturur, tedarikçi(ler)i davet eder ya da açık ihaleye çıkarır, gelen teklifleri karşılaştırır.
• Onaycı/yönetici, tutarı ve gerekçeyi değerlendirip talebi onaylar ya da reddeder — bütçe disiplini burada devreye girer.

Neden bu ayrım işe yarar

Rollerin ayrılması yalnızca bir hiyerarşi meselesi değil; her adımın kim tarafından, ne zaman yapıldığının kayıt altına alınması demek. Bir talebin neden onaylandığı ya da reddedildiği, kimin hangi tedarikçiyi seçtiği geriye dönük olarak izlenebilir olmalı — özellikle birden fazla şantiyesi olan firmalarda.

Onay olmadan panele erişim yok

TedaRise'da bu ayrım baştan kurulu: kullanıcılar role göre yetkilendirilir, talepler onay akışından geçmeden RFQ'ya dönüşmez, hesap başvuruları da benzer şekilde sistem yöneticisinin onayından geçer. Sonuç, tek bir kişinin omzuna binmeyen, denetlenebilir bir satınalma süreci.